Przed każdym pracodawcą stoi szereg wymagań, które musi spełnić, jeśli zatrudnia pracowników. Jednym z podstawowych obowiązków jest ewidencja czasu pracy. Na czym dokładnie polega i w jaki sposób powinna być prowadzona? Odpowiadamy na najczęściej zadawane pytania!

Ewidencja i rozliczanie godzin pracy jako obowiązek każdego pracodawcy

Jak już wspomnieliśmy, ewidencja czasu pracy to obowiązek pracodawcy, który musi taki rejestr prowadzić, niezależnie od tego, ilu pracowników zatrudnia. Dodajmy, że na żądanie pracownika, pracodawca jest zobowiązany udostępnić mu informacje zawarte w ewidencji czasu pracy. Choć przepisy prawa wskazują, że ewidencja ma być indywidualna i imienna, to brak konkretnych regulacji dotyczących tego, na jaki okres powinna być prowadzona. Rolą ewidencji czasu pracy jest ustalenie prawidłowego rozliczenia godzin pracy, to w interesie pracodawcy jest, aby rejestracja prowadzona była rzetelnie. Podlega bowiem kontroli przez inspektora pracy, a niewypełnienie obowiązków z nią związanych może zostać ukarane m.in. karą grzywny w wysokości od 2 tys. zł do 30 tys. zł.

Podstawową informacją zawartą w ewidencji czasu pracy jest liczba godzin przepracowana przez konkretnego pracownika. Chodzi zarówno o czas poświęcony na pracę w ramach pięciodniowego tygodnia pracy, jak i pracy w niedzielę i święta, w godzinach nadliczbowych, czy dni wolne od pracy.

Celem prowadzenia ewidencji czasu pracy jest dokonanie prawidłowego rozliczenia godzin pracy oraz udzielenie odpowiedniej liczby dni wolnych od pracy. W takiej ewidencji znajdują się informacje dotyczące zachowania m.in. dobowych norm czasu pracy, wykonywania obowiązków w porze nocnej, urlopów, czy nieobecności w pracy – zarówno usprawiedliwionych, jak i nieusprawiedliwionych. Dane zawarte w ewidencji czasu pracy mogą być czynności kontrolnych prowadzonych przez Inspektora Pracy, a także są podstawą do dochodzenia przez pracownika swoich roszczeń przed sądem.

Narzędzia ułatwiające rozliczanie godzin pracy

Dokument taki powinien być prowadzony od pierwszego dnia zatrudnienia pracownika, niezależnie od systemu i rozkładu czasu pracy. Coraz częściej pracodawcy decydują się na prowadzenie rozliczenia godzin pracy online. To rozwiązanie ułatwiające realizację podstawowych obowiązków pracodawcy w zakresie ewidencji czasu pracy, a także umożliwiające automatyczne generowanie zgromadzonych informacji. Pozwala na pełną automatyzację procesów, a także większą dokładność gromadzenia danych. Na podstawie raportów można wyciągać wnioski i ustalić, czy czas pracy został zrealizowany zgodnie z normą. Warto wybrać do tego celu system wydajny i sprawdzony, który pozwoli efektywnie rejestrować, a następnie rozliczać godziny pracy w każdej firmie, niezależnie od profilu jej działalności. Jedną z propozycji jest system BioSys ułatwiający rozliczanie godzin pracy w sposób automatyczny!